Come organizzare presentazioni di vendita online con i clienti

Presentazioni di vendita online: istruzioni per l’uso

Organizzare una conferenza video è un’esperienza che coinvolge già da oggi migliaia di commerciali. Abbiamo scritto questo articolo per aiutare i commerciali a farlo al meglio, rispettando i propri clienti, il proprio team e la propria azienda.

Purtroppo assistiamo spesso ad eventi online che non rispecchiano la reputazione di chi li organizza.

Molti non amano incontrare i clienti online. Per questo motivo occorre rendere piacevoli ed efficaci questi momenti.

Utilizza questa Check-List per organizzare presentazioni di vendita online di straordinaria efficacia.

Le piattaforme disponibili nel web sono veramente molte. Ti consigliamo, a puro titolo informativo, le seguenti in quanto sono le più diffuse e le più versatili:

• GoToMeeting (https://www.gotomeeting.com/it)
• Google Meet (https://meet.google.com/)
• Skype for Business (https://www.skype.com/it/business/skype-for-business/)
• Webex di Cisco (https://www.cisco.com/c/it_it/products/conferencing/index.html)
• join.me(https://www.join.me/it)
• Amazon Chime (https://chime.aws)
• ZOOM (https://zoom.us/)
• Zoho One (https://www.zoho.com/meeting/)
• Microsoft Teams (https://products.office.com/it-it/microsoft-teams/online-meeting-solutions)
• Starleaf (https://www.starleaf.com/)
• Houseparty (https://houseparty.com/)
• Discord (https://discordapp.com/)
• Signal (https://signal.org/)
• Wire(https://app.wire.com/)
• Riot.im (https://about.riot.im/)
• Zencastr (https://zencastr.com/)
• Tox(https://tox.chat/)

Ognuna di queste piattaforme è un utile strumento per creare e mantenere relazioni commerciali a distanza, anche in presenza di un alto numero di partecipanti. Per realizzare riunioni online efficaci occorre preparare con attenzione la riunione, conoscere profondamente la tecnologia utilizzata, mantenere i tempi previsti ed essere focalizzati sull’evento in corso. 

La caratteristica delle presentazione di vendita online, così come i Webinar e le videochiamate, risiede nella durata dell’evento che non può essere troppo prolungato.

Hai mai avuta la sensazione di aver partecipato ad una riunione inutile?

La sensazione di aver sprecato del tempo è comune quando i contenuti non sono di alto valore per i partecipanti.

Uscire da una riunione con questa sensazione è il peggior ritorno sull’investimento in termini di tempo e denaro.

Ma c’è molto altro da considerare. Il livello di attenzione cala drasticamente da una percentuale del 94% dei primi 15 minuti al 50% dopo 30 minuti dall’inizio della riunione. Il coinvolgimento dei partecipanti è uno degli indici da tenere sotto controllo quando desideriamo misurare l’efficacia della presentazione.

Come creare presentazioni di vendita online di alto valore per i clienti?

Parlo di contenuti che:

• massimizzino il ritorno sull’investimento;
• catturino l’attenzione;
• mantengano alta la soglia di apprendimento;
• incollino i partecipanti alla sedia.

La gran parte dei problemi che nascono quando vengono realizzate le presentazioni di vendita online sono una conseguenza di un approccio vago ed improvvisato alla stesura dei contenuti.

Poche società offrono ai propri commerciale uno schema da applicare quando devono creare presentazioni di vendita online.

Per questo motivo abbiamo confezionato i seguenti consigli.

Definiamo i risultati che desideriamo ottenere.  I risultati possono essere molteplici ed è certamente vero che esistono diversi metodi per raggiungere i nostri obiettivi.

• Quante persone parteciperanno alla riunione ed in quale contesto?
• Saremo in presenza di una platea numerosa o la situazione sarà più intima?
• Desideriamo provocare un determinato stato emotivo tra gli invitati?
• Quali argomenti consideriamo più utili per ognuna delle persone inviatate?

Attenzione a non confondere l’obiettivo con l’argomento. Comunicare l’argomento della riunione è semplice ma raggiungere l’obiettivo in riunione non lo è affatto.

L’efficacia della presentazione è il risultato dell’applicazione di un metodo.

Per essere concreti occorre avere le idee chiare.

Elenchiamo di seguito un metodo pratico in 5 step da poter seguire ogni volta che desideri realizzare una riunione.

1. Il primo step dal quale partire è la definizione dello “stato delle cose attuale” che coincide con la partenza del tuo racconto. La base di partenza può essere definita, ad esempio, da un’analisi dei dati attuali sotto forma di statistiche, oppure da uno o più problemi specifici da risolvere. Hai già trattato l’argomento nell’ultimo incontro? Il punto di partenza potrebbe essere la conclusione dell’incontro precedente.
2. Il secondo step consiste nell’individuare l’obiettivo “funzionale” della riunione e fare un elenco degli obiettivi secondari che desideri raggiungere. L’obiettivo funzionale deve essere ben presente in tutte le varie fasi di stesura dei contenuti. Un utile stratagemma potrebbe essere quello di scriverlo come un vero e proprio Slogan in modo da rafforzare il messaggio chiave.
3. Nel terzo step avviene la parte creativa: ricerca i contenuti e mettili su carta (e non su slide). In questa fase non utilizzare word, né Power Point. Utilizza le tua creatività per raccogliere le idee. Ecco una breve descrizioni dei metodi che utilizzo abitualmente:
   • Mappe Mentali. Utilizzo le immagini per immaginare e quindi è il mio metodo preferito. L’immagine descrive tutto il contenuto in modo semplice, libero, intuitivo e colorato. Puoi crearla a mano con pennarelli e carta, oppure utilizzando un software (IMindMap, XMind, Freemind, ConceptDraw, MindGenius, Mindjet, Mind Meister e molti altri).
   • Lista disordinata: crea un archivio di idee ed immagini per la tua riunione. Puoi utilizzare taccuini, foglietti Post-It, fogli sparsi oppure software (archivio immagini del tuo telefono, Evernote, file di testo, Note, Dropbox, GoogleDrive e molti altri). Ricorda che gli stimoli e le migliori intuizioni nascono quando meno te lo aspetti e, specialmente, in momenti di relax. Questo metodo, se pianificato, ti aiuterà a collezionare le tue “illuminazioni”.
   • Brainstorming con Post-it: organizza con i tuoi colleghi coinvolti utilissime sessioni di brainstorming dove dare libero sfogo alla tua creatività. Questi momenti sono molto utili per evitare di scartare possibili nuove soluzioni a vecchi problemi. Individua una parete ed inizia a riempirla di Post-It con tutte le idee che vi vengono in mente. Non le giudicare ma accettale così come vengono… anche se alcune sembrano assurde. Poi crea legami ed associazioni tra di loro e otterrai risultati inaspettati. Aiutare e farsi aiutare dai colleghi potrà validare e testare le idee emerse e generarne di nuove.
   • Ricerca on-line: effettua ricerche potenti e anticipa le aspettative dei partecipanti. Come? Utilizza la funzione di ricerca per parole chiave (Keywords) sul sito Answerthepublic.com in modo da identificare qual’è l’argomento caldo delle persone. Oppure frequenta i forum di settore e ascolta cosa temono maggiormente e cosa desiderano con forza.
4. Durante il quarto step selezioneremo le idee e le informazioni e creeremo uno storyboard mettendo in ordine logico e sequenziale i contenuti. Potresti, ad esempio, utilizzare un template di storyboard gratuito che trovi sul web per organizzare immagini e contenuti. I contenuti aggregati dovranno essere organizzati secondo una sequenza logica e una struttura narrativa che aiuti i partecipanti a comprendere e a ricordare tutte le informazioni della riunione. A questo scopo la semplicità è essenziale e ti aiuterà a creare un rapporto con i partecipanti. Prova ad inserire racconti, aneddoti e citazioni in modo da coinvolgere emotivamente le persone.
5. Il quinto step consiste nel realizzare le slide attraverso uno dei software a tua disposizione. Ecco un elenco di software disponibili per creare presentazioni:
   • Microsoft Office PowerPoint: il miglior programma per Pc (disponibile anche su Mac) per realizzare presentazioni. È il più utilizzato anche grazie alla semplicità d’uso.
   • Keynote: è l’alter ego di PowerPoint per gli utenti del Mac. Questa applicazione è fornita di serie sul Mac ed è estremamente semplice ed intuitiva. Grazie all’integrazione con il servizio iCloud potrai accedere alle presentazioni praticamente ovunque e dal qualsiasi Mac.
   • Impress: il software è gratuito ed è la migliore alternativa free a PowerPoint.
   • OpenOffice: è una suite di programmi open source e gratis dedicati alla produttività al cui interno troverai la funzione Presentazione. è molto semplice e facile da usare anche dai principianti.
   • Prezi: software online che permette di navigare, “zoommare” e ruotare l’immagine al cui interno disporre i contenuti. Prezi offre molti template pronti all’uso ed è uno strumento straordinario per scatenare la creatività e impressionare i partecipanti.
   • bunkr.me: piattaforma web che permette di creare ed integrare all’interno della presentazione tutto ciò che trovi sul web (ad esempio dati ed immagini) grazie all’integrazione con diversi programmi (Infogram, YouTube, Vimeo, Vine, Chartblocks, Tweets, Facebook, GitHub e molti altri). Da provare assolutamente.
   • Haikudeck: le presentazioni realizzate con HaikuDeck sono fonte di grande ispirazione per i partecipanti. Il concetto alla base consiste nell’affidare la comunicazioni alle immagini con brevi testi a supporto. Le immagini possono essere rilevate dal tuo archivio immagini in modo automatico, oppure dal proprio account di Instagram, Dropbox, Drive, Picasa e Facebook. Ottimo per chi ha una grande capacità di sintesi.

Ecco un altro tool straordinario: Clearslide.com. ClearSlide è una piattaforma utile ad aumentare coinvolgimento del cliente anche durante le presentazioni online.

A questo punto hai la libertà di poter scegliere lo strumento più efficace per presentare i contenuti in modo unico ed originale.

Usa la tua creatività nel creare il materiale a supporto della presentazione: immagini, video, animazioni, infografiche o slide testuali.

La funzione delle slide ha la funzione di mantenere alto il livello di attenzione aiutando, al contempo, a creare un filo conduttore intorno ai punti chiave.

Molti commettono l’errore di scrivere il testo integrale delle presentazioni di vendita all’interno della slide spostando l’attenzione dal relatore al supporto. Questo errore produce confusione e non aiuta a rendere semplice ed essenziale la tua presentazione.

Semplificare non significa banalizzare i concetti chiave, ma bensì valorizzare i contenuti attraverso pochi ed essenziali punti che il partecipante dovrà ricordare a lungo.

Nell’articolo Come creare Fiducia e Familiarità con i Clienti lavorando da casa vediamo come sfruttare tutti i canali che abbiamo a disposizione per portare valore ai clienti. 

Un invito speciale

Sono certo che sarai d’accordo con quanto hai letto fino ad ora e sentirai l’esigenza di migliorare le tue competenze e quelle dei tuoi venditori nel creare presentazioni di vendita online. Il tempo a disposizione è adatto per integrare le tue competenze e quelle dei tuoi venditori.

Ecco come fare.

Ti invito a partecipare al Webinar Gratuito dal titolo “+20 CONSIGLI PER COSTRUIRE, GESTIRE E FAR CRESCERE LA LISTA CLIENTI LAVORANDO DA CASA“

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Buona lavoro, buona lettura e buona visione.

Alessandro